Przeskocz do treści

Nowe obowiązki pracodawców od grudnia 2021 – sygnalista w firmie

Sygnalistą nazywana jest osoba zgłaszająca naruszenie prawa u pracodawcy. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. o sygnalistach obowiązuje, od grudnia 2021 r. zostanie wdrożona ustawą w naszym systemie prawa.

Już teraz zapraszamy pracodawców do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia przepisów, które regulują ochronę osób dokonujących zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje podczas wykonywania pracy.

Przepisy przewidują zgłaszanie nieprawidłowości i naruszeń poprzez trzy kanały:

- wewnętrzny (w ramach zakładu pracy) – zachęca się do składania zgłoszeń tym kanałem, zanim skieruje się je do organów zewnętrznych, jeżeli naruszenie można skutecznie rozwiązać wewnątrz zakładu pracy, zaś sygnalista nie obawia się ryzyka działań odwetowych,

- zewnętrznym (do właściwego organu),

- w drodze ujawnienia publicznego (jako rozwiązanie ostateczne, jeżeli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, jednak nie podjęto żadnych działań w tym zakresie).

Przepisy nakładają na pracodawców obowiązki związane z zapewnieniem kanału wewnętrznego zgłoszeń oraz ochroną sygnalisty. Dotyczyć będą wszystkich pracodawców, zatrudniających min. 50 pracowników, zarówno w sferze publicznej, jaki prywatnej. Dla mniejszych pracodawców zatrudniających od 50 do 249 pracowników konieczność wdrożenia obowiązków ma być przesunięta do 2023 r., dla pracodawców większych (250 i więcej pracowników) przepisy będą obowiązywać od 17.XII.2021 r.

Nowym obowiązkiem pracodawców jest utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń:

- kanały przyjmowania zgłoszeń do pełnomocnika – zapewnią poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu bez dostępu do tych danych osób postronnych;

- kanały dostępu – zapewnią przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu);

- sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia – 7 dni od jego otrzymania;

- wyznaczenie bezstronnej osoby/bezstronnego wydziału właściwego do podejmowania działań następczych (wyjaśnienia sprawy, komunikacji z sygnalistą, przekazanie sygnaliście informacji zwrotnych w rozsądnym, nie dłuższym niż 3 miesiące terminie);

- ochrona sygnalisty przed odwetem.

Pracodawca musi prowadzić Rejestr zgłoszeń na zasadach określonych w Dyrektywie oraz zapewnić ochronę sygnalistom.

Sygnalista ma również prawo do zgłoszenia zewnętrznym lub publicznym kanałem, jednak w interesie pracodawcy jest umożliwienie zgłoszenia wewnętrznego, by móc podjąć działania wewnętrzne i minimalizować straty spowodowane utratą dobrego imienia na zewnątrz.

W Dyrektywie wymienione są dziedziny oraz akty prawne, których naruszenia będą mogły obejmować: zamówienia publiczne, finanse i podatki, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych. Przepisu krajowe, które są w trakcie legislacji mogą zakres tych przepisów rozszerzyć.

Ustawową ochroną objęci będą sygnaliści, zgłaszający naruszenie: pracownicy na umowie o pracę, ale też inne osoby, mogące uzyskać informacje o naruszeniu w kontekście związanym z pracą: wykonujący czynności na podstawie przepisów cywilnoprawnych, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji.

Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Warunkiem jest jednak, żeby istniały uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z dyrektywą;

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe - dyrektywa określa katalog działań odwetowych wskazując, że jest to nie tylko zwolnienie z pracy, ale także przykładowo: zawieszenie stosunku pracy, degradacja, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników lub o pracy, zastosowanie środka dyscyplinarnego, nieprzekształcenie umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony, itd. Lista nie jest zamknięta.

Jeśli sygnalista poniósł szkodę, to zachodzi domniemanie że jest ona wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia i wówczas na osobie, która podjęła działania wyrządzające tą szkodę ciąży obowiązek udowodnienia, że działania były przeprowadzone z uzasadnionych powodów.

Nasze przepisy krajowe ustanowią sankcje za:

- utrudnianie dokonywania zgłoszeń,

- podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,

- wszczynanie uciążliwych postępowań wobec sygnalistów,

- naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Pracodawcy mają za zadanie przygotować kanały do dokonywania zgłoszeń i opracować odpowiednie procedury, a także wyznaczyć niezależne osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze. Koniecznym będzie zatem przeprowadzenie szkoleń i akcji informacyjnych zarówno dla władz, jak i dla pracowników.

Należy dołożyć wszelkich starań, by poprzez edukację i zbudowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów nie jest „skarżeniem" doprowadziło do poprawy bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Sygnalista ma przecież prawo do zgłoszenia zewnętrznym lub publicznym kanałem, jednak w interesie pracodawcy jest umożliwienie zgłoszenia wewnętrznego, by móc podjąć działania wewnętrzne i minimalizować straty spowodowane utratą dobrego imienia na zewnątrz oraz uniknięcie ryzyka wyciągnięcia konsekwencji przez właściwe organy.

WSPÓŁPRACA

Proponuję analizę potrzebnych do wdrożenia zapisów Dyrektywy i tworzących się przepisów krajowych, wdrażanych przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii dokumentów, jakie posiada pracodawca oraz niezbędnych do wdrożenia własnych procedur i ochrony własnych interesów w przypadku działania sygnalistów. Na podstawie audytu proponuję określenie niezbędnych dokumentów, które muszą być opracowane przez pracodawcę: kwestie dyskryminacji i mobbingu, ochrony danych osobowych, BHP, warunków zatrudnienia i wynagradzania, ewentualnych wdrożonych norm ISO a także zaproponuję w instrukcjach wewnętrznych i regulaminach rozszerzenie zakresu szkoleń w zakresie BHP oraz RODO dostosowując je do procedur zgłaszania niezgodności z prawem ze szczególnym naciskiem na zgłoszenia kanałami wewnętrznymi. Po opracowaniu dokumentów zaproponuję pracodawcy uzgodnienia ich treści ostatecznej i wyjaśnienia sposobów ich wdrażania. Po ich zatwierdzeniu proponuję cykl szkoleń dla pracowników oraz kadry kierowniczej celem zaznajomienia ich z nowowdrożonymi dokumentami i ustalonym sposobem zgłoszeń naruszeń, by w chwili wejścia w życie dyrektywy ograniczyć potencjalne zgłoszenia nieprawidłowości. Decydująca tu będzie prostota stosowania takich procedur przez pracowników i kadrę kierowniczą.

Oczywiście, jak wynika z praktyki w ostatnio wdrażanej ochronie danych osobowych należy na bieżąco obserwować sytuację na rynku i w legislacji, a także dobre praktyki, by ograniczyć do minimum zagrożenia dla pracodawcy związane ze zgłaszanymi nieprawidłowościami i ich eliminowanie ze środowiska pracy.

Dodatkowo oferuję pełnienie funkcji bezstronnej osoby, która będzie zbierała i wyjaśniała zgłaszane nieprawidłowości.

Zapraszam do kontaktu bezpośredniego w sprawie ustalenia warunków współpracy.